В 90-е годы, когда начала свою профессиональную деятельность, по стране начались работы по рассекречиванию архивов. В ведение архивной службы в открытый доступ передавали свои документы архивы КПСС, КГБ и ряда других ведомств. Потом пошла волна приватизации, банкротства предприятий. Встал вопрос о сохранении документов о составе работников. И эти документы тоже начали нам отдавать. Свозить в архивы, чтобы ничего не затерялось. Хотя раньше, в советские времена, предприятие пока работало, хранило документы у себя.
У нас огромное количество крупных предприятий: Исетско-Аятское торфопредприятие, Исетский завод мостовых железобетонных конструкций, весь Верхнепышминский торг, трест столовых, леспромхоз, Верхнепышминское стройуправление, совхоз «Верхнепышминский», Уральская геологоразведочная экспедиция. В прошлом году нам передали Завод сварных машиностроительных конструкций – ЗСМК. Там численность работников достигала трех тысяч. Поэтому мы сейчас просто завалены обращениями людей. В год выдаем больше двух тысяч различных справок. Это огромная нагрузка. Но я горжусь тем, что мы оказываем социальную поддержку населению, помогаем: кто-то получит пенсию, пособие, кому-то стаж засчитают побольше.
У нас четыре хранилища. Места пока хватает, но его мало. Раньше в архиве стояли стационарные металлические стеллажи. И хотя они соответствовали всем правилам и нормам, занимали нерационально много места. Мы со временем заменили их на мобильные. Вместимость увеличилась в несколько раз, но свободные площади уже снова заполнены.
Ведь кроме документов ликвидированных организаций, нам ежегодно сдают исторические документы, которые будут храниться вечно. Это документы администрации округа, Думы, управления соцзащиты, центральной городской больницы, учреждений спорта, культуры и образования. Они передают свои постановления, решения, приказы, планы и отчеты. Это каждый год мы все принимаем планово.
– Может, пора архив оцифровать?
– Наверное, можно. Но даже в Америке, Англии все-таки от бумажных носителей еще никто не торопится уходить. Во-первых, хранится постоянно не такой уж и большой объем документов от общего документооборота организации – где-то 10–15 процентов. Эти документы необходимо переносить на бумагу. А остальные документы могут храниться только в электронном виде, так как через 3–5 лет они утрачивают свою практическую надобность. Во-вторых, бумага долговечна и, как показывает опыт, может храниться сколь угодно долго. А вот технологии постоянно совершенствуются, стремительно изменяются. На чем хранить электронные документы? На флешке, диске-накопителе? Но и носители могут стареть. Архивные правила рекомендуют перенос информации на другие носители как минимум каждые пять лет. Это затратнее, чем содержать бумагу.
Необходимо поддерживать научно обоснованный температурный режим и световой, контролировать влажность, чтобы бумага не разлагалась или не становилась хрупкой. Для этого у нас есть электронные измерители влажности и температуры, для удержания микроклимата имеется приточно-вытяжная вентиляция, подогрев и фильтрация воздушного потока. В прошлом и этом году закупили увлажнители воздуха. А еще приобрели и специальный архивный сканер, позволяющий в щадящем режиме работать с документами.
В архиве работают 2 человека - я и Светлана Завьялова. От недостатка архивных работников не страдают люди, обращающиеся в архив. Есть наши специальные технологии: все документы расположены по указателям, описям, номерам дел, чтобы можно было легко осуществлять поиски на стеллажах. Если они идут в работу, есть специальные алгоритмы для изъятия из архива и возврата документа на место. Все должно быть оформлено так, чтобы не потерять документ. В результате, для того чтобы выдать простую справку, архивист проводит многоступенчатую работу.
По возможности стараемся нашу работу пропагандировать. В прошлом году в Центральной городской библиотеке организовали выставку документов к 100-летию архивной службы России.
Архив в цифрах:
2 сотрудника
4 хранилища
89 фондов
3000 и более справок выдается ежегодно
3197 документов поступило в 2019 году
23 900 единиц хранения
Валентина Вялова, заведующая архивом ГО Верхняя Пышма.
|